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Comment envoyer des documents sensibles par courrier en toute sécurité ?

Dans certaines situations, il arrive que nous soyons contraints de transférer par voie postale certains documents sensibles. Pour éviter que ces derniers se perdent en chemin, ou soient dérobés, certains types d’envois, plus sécurisés que d’autres, doivent être privilégiés. On vous explique ici comment envoyer des documents sensibles par courrier en toute sécurité.

Quels sont les documents sensibles ou de valeur à protéger lors d’un envoi ?

Dans de multiples situations, il arrive que des documents plus ou moins sensibles nécessitent d’être adressés par courrier à un interlocuteur. Pour nous acquitter d’un paiement ou encore pour restituer des justificatifs d’identité à un proche les ayant oubliés, nous passons tous naturellement par la voie postale. Or, pour éviter des déconvenues, il convient de se montrer précautionneux lorsqu’on sélectionne un type d’envoi pour transférer par courrier les documents qui suivent.

Les documents d’identité

Les pièces d’identité, certificats d’immatriculation, permis de conduire ou autres passeports sont des documents sensibles, notamment parce que leur renouvellement prend du temps et coûte de l’argent, mais surtout parce-que s’ils sont utilisés à mauvais escient, vous risquez de voir votre identité être usurpée. Pour transférer de tels titres sans risques, pensez à les protéger en choisissant un type d’envoi sécurisé.

Les moyens de paiement

Les cartes bancaires, espèces, carnets de chèques, Tickets-restaurant et autres chèques-vacances doivent eux aussi faire l’objet d’une attention particulière lorsqu’ils sont adressés par voie postale à un destinataire.

Quels sont les risques lorsqu’on envoie de tels documents par voie postale ?

Lorsque vous faites le choix d’envoyer des documents de valeur par courrier à votre destinataire, il convient de choisir un mode d’envoi sécurisé. Vous limiterez ainsi les risques de vous retrouver dans l’une des situations qui suivent.

Le risque de voir certains moyens de paiement être dérobés

Lors de l’envoi de chèques vacances, d’espèces ou encore de tickets restaurant par voie postale, il n’est pas rare de voir certaines enveloppes disparaître en cours d’acheminement. En effet, ces dernières sont susceptibles d’être dérobées pendant le voyage ou même lorsqu’elles sont déposées dans la boîte aux lettres du destinataire. Pour limiter les risques de perdre votre argent, optez pour une solution d’envoi qui offre des garanties ainsi que davantage de sécurité.

Le risque de voir certains documents être égarés

Malgré toutes les précautions prises par La Poste et ses facteurs, il arrive que des lettres et courriers soient égarés en cours de route. Si cela vous arrive alors que vos documents d’identité se trouvent à l’intérieur, vous devrez vous heurter à des démarches contraignantes pour les renouveler et les déclarer perdus. Évitez de tels désagréments en choisissant dès l’envoi une solution sécurisée qui vous permet de garde un œil sur vos justificatifs les plus sensibles.

Comment envoyer des documents sensibles en toute sécurité ?

Pour garantir à ses usagers une prise en charge en cas de perte ou de vol des documents et modes de paiement transmis à un destinataire par voie postale, La Poste propose différents envois plus ou moins sécurisés. À vous de choisir lequel privilégier en fonction de votre budget et de la valeur du contenu de votre courrier.

L’envoi de documents de valeur par lettre recommandée

La lettre recommandée permet de prouver qu’un courrier a bien été envoyé et reçu lorsque l’option « accusé de réception » est souscrite. Cette solution permet de suivre à tout moment la trace d’un pli, mais aussi de bénéficier d’une indemnisation s’il se perd.

En vous acquittant des frais relatifs à l’envoi d’une lettre recommandée R1, 16 € vous seront restitués en cas de lettre égarée. Pour une lettre R2, vous pourrez prétendre à un remboursement allant jusqu’à 153 €. Enfin, si vous optez pour un envoi recommandé R3, le contenu de votre lettre sera assuré à hauteur de 458 €.

L’envoi par valeur déclarée

Enfin, l’envoi par valeur déclarée, lui, permet d’assurer la valeur du contenu d’un courrier et d’obtenir là encore un numéro de suivi et un justificatif de son envoi, puis de sa réception. Ce mode d’envoi peut être sollicité pour une lettre qui contient des moyens de paiement, des documents administratifs sensibles, mais aussi pour un colis pesant jusqu’à 5 kilos. En cas de perte ou de vol, l’expéditeur pourra prétendre à un remboursement allant jusqu’à 5 000 €.

Que faire si mon courrier qui contient des documents sensibles est égaré ?

Si votre courrier au sein duquel se trouvaient de l’argent ou des justificatifs d’identité est égaré, vous pouvez tenter d’effectuer une réclamation auprès des services postaux. Pour cela, composez le 3631, informez la Poste de votre situation via son formulaire de réclamation numérique ou rendez-vous à l’agence postale la plus proche de chez vous.

Si au cours des deux mois qui suivent, vous n’avez pas de nouvelles de votre envoi, vous pouvez saisir le médiateur de la consommation ou entamer un recours directement auprès du tribunal administratif.

Source : DemarchesAdministratives.fr, publié le 20 mars 2024

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